Blog

Skanowanie dokumentów: pomoc publiczna

utworzone przez | Kwi 28, 2016 | Skanowanie dokumentów

Skanowanie dokumentów: pomoc publicznaW przypadku skanowania dokumentów firmowych często pojawia się pytanie o obowiązek ich archiwizowania, a co za tym idzie o sam sens digitalizowania tychże. Ze względu na zgłaszane wątpliwości, podjęliśmy decyzję o rozpoczęciu cyklu wpisów omawiających aktualny stan prawny w obrocie dokumentów w Polsce. W pierwszym wpisie poruszyliśmy problem akt pracowniczych, dziś przyszedł czas na omówienie dokumentacji związanej z pomocą publiczną. W przypadku Polski najczęstszą formą takiej pomocy jest dofinansowanie celowe ze środków unijnych. Dlatego na początku warto przyjrzeć się rozporządzeniom Rady Wspólnoty Europejskiej oraz Parlamentu Europejskiego, wymienionych poniżej:

Z przytoczonych rozporządzeń wynika, że dokumentacja związana z realizacją projektu współfinansowanego ze środków unijnych podlega obowiązkowi archiwizacji. Beneficjent podpisując umowę o dofinansowanie projektu, zobowiązuje się do przechowywania kompletnej dokumentacji związanej z realizacją projektu w swojej siedzibie przez okres 3 lat od zamknięcia projektu. Wymóg ten jest wynika z Art. 58 pkt F oraz Art. 60 pkt f Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r., które umożliwiają operatorom programów unijnych wykrywać ewentualne nieprawidłowości w realizacji projektu. Wśród dokumentów objętych obowiązkiem archiwizacji przy projektach unijnych znajdziemy:

Wśród dokumentów podlegających obowiązkowi archiwizacji znajdziemy m.in.:

  • wnioski o dofinansowanie wraz z załącznikami,
  • wnioski o płatność wraz z załącznikami,
  • raporty z przeprowadzonej kontroli i audytu projektu,
  • sprawozdania z audytu zewnętrznego projektu,
  • dokumentację w zakresie pomocy publicznej,
  • dokumentację z postępowań o udzielenie zamówienia publicznego lub wyboru wykonawcy,
  • aneksy do zawartej umowy,
  • dokumentację merytoryczną z projektu,
  • korespondencję dotyczącą współfinansowanego projektu.

Na tym etapie sprawa jest jasna. Regionalni operatorzy programów zresztą często przygotowują wytyczne dla beneficjentów na temat obowiązku archiwizacji dokumentów, więc wystarczy zapoznać się z ich treścią. Sprawa komplikuje się dopiero w przypadku projektów objętych pomocą publiczną. Na beneficjentach spoczywa obowiązek przechowywania dokumentów dotyczących udzielonej im pomocy publicznej przez okres 10 lat od dnia zawarcia umowy o dofinansowanie lub wydania decyzji o dofinansowaniu projektu. Beneficjent zobowiązany jest do przechowywania dokumentów w formie oryginałów albo ich uwierzytelnionych odpisów lub na powszechnie uznanych nośnikach danych, w tym jako elektroniczne wersje dokumentów oryginalnych lub dokumenty istniejące wyłącznie w wersji elektronicznej, właściwie zabezpieczonych przed zniszczeniem czy uszkodzeniem. Ustawodawca przewidział możliwość dysponowania jedynie elektronicznymi wersjami dokumentów, ale należy przy tym pamiętać aby dokument elektroniczny spełniał swoją definicję zgodnie z przepisami ujętymi w ustawie o podpisie elektronicznym z dnia 18 września 2001 r. (Dz.U. z 2013 poz. 262). Za niedopuszczalne uznaje się działanie polegające na skanowaniu przez beneficjenta dokumentacji projektowej w celu dalszego przechowywania jej w formie elektronicznej z jednoczesnym niszczeniem oryginałów dokumentacji istniejącej w formie papierowej. Spełnienie definicji piśmiennictwa dokumentu elektronicznego wymaga zweryfikowania go bezpiecznym certyfikatem kwalifikowanym, potocznie zwanym podpisem elektronicznym.

Postępowanie z papierową dokumentacją reguluje rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 ze zm.). Aby dopełnić wszelkich formalności w rozliczaniu się z profitentem nie zapominajmy o przestudiowaniu krajowej legislacji dotyczącej obowiązku archiwizacji. Archiwum prowadzone w tradycyjnej formie wymaga staranności i dbałości w kompletowaniu dokumentacji, a nawet wtedy łatwo o pomyłkę. Naszym zdaniem najlepszym rozwiązaniem w codziennej działalności firmowej jest operowanie na cyfrowych kopiach dokumentów przy jednoczesnym zachowaniu papierowych oryginałów. Dokumentację papierową zalecamy trzymać w bezpiecznym i odizolowanym od osób trzecich miejscu. Wówczas znika problem wypożyczania dokumentacji, zaburzenia chronologii (szczególnie w przypadku dokumentów finansowych) oraz kwestia naruszenia przepisów ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz.U.2014.1182). Za wszystkie wcześniej wymienione nieprawidłowości przewidziane są sankcje, głównie w postaci grzywny.

Źródła: 

https://www.mr.gov.pl/
https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/media/6081/zw_zal_12_wytyczne.pdf

Zapisz się do naszego newslettera

eSkaner logo

Strona pokazowa. Usługi zaprezentowane na stronie nie są dostępne. Pracownia digitalizacji eskaner zajmuje się przetwarzaniem wszelkich dokumentów papierowych na ich wersję elektroniczną.

Copyright © eskaner.pl 2018-2020  |  Strona projektu Colorpeak Ltd  |  Mapa strony