W przypadku skanowania dokumentów firmowych często pojawia się pytanie o obowiązek ich archiwizowania, a co za tym idzie o sam sens digitalizowania tychże. Ze względu na zgłaszane wątpliwości, podjęliśmy decyzję o rozpoczęciu cyklu wpisów omawiających aktualny stan prawny w obrocie dokumentów w Polsce. W pierwszym wpisie poruszyliśmy problem akt pracowniczych, dziś przyszedł czas na omówienie dokumentacji związanej z pomocą publiczną. W przypadku Polski najczęstszą formą takiej pomocy jest dofinansowanie celowe ze środków unijnych. Dlatego na początku warto przyjrzeć się rozporządzeniom Rady Wspólnoty Europejskiej oraz Parlamentu Europejskiego, wymienionych poniżej:

Z przytoczonych rozporządzeń wynika, że dokumentacja związana z realizacją projektu współfinansowanego ze środków unijnych podlega obowiązkowi archiwizacji. Beneficjent podpisując umowę o dofinansowanie projektu, zobowiązuje się do przechowywania kompletnej dokumentacji związanej z realizacją projektu w swojej siedzibie przez okres 3 lat od zamknięcia projektu. Wymóg ten jest wynika z Art. 58 pkt F oraz Art. 60 pkt f Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r., które umożliwiają operatorom programów unijnych wykrywać ewentualne nieprawidłowości w realizacji projektu. Wśród dokumentów objętych obowiązkiem archiwizacji przy projektach unijnych znajdziemy:

Wśród dokumentów podlegających obowiązkowi archiwizacji znajdziemy m.in.:

• wnioski o dofinansowanie wraz z załącznikami,
• wnioski o płatność wraz z załącznikami,
• raporty z przeprowadzonej kontroli i audytu projektu,
• sprawozdania z audytu zewnętrznego projektu,
• dokumentację w zakresie pomocy publicznej,
• dokumentację z postępowań o udzielenie zamówienia publicznego lub wyboru wykonawcy,
• aneksy do zawartej umowy,
• dokumentację merytoryczną z projektu,
• korespondencję dotyczącą współfinansowanego projektu.

Na tym etapie sprawa jest jasna. Regionalni operatorzy programów zresztą często przygotowują wytyczne dla beneficjentów na temat obowiązku archiwizacji dokumentów, więc wystarczy zapoznać się z ich treścią. Sprawa komplikuje się dopiero w przypadku projektów objętych pomocą publiczną. Na beneficjentach spoczywa obowiązek przechowywania dokumentów dotyczących udzielonej im pomocy publicznej przez okres 10 lat od dnia zawarcia umowy o dofinansowanie lub wydania decyzji o dofinansowaniu projektu. Beneficjent zobowiązany jest do przechowywania dokumentów w formie oryginałów albo ich uwierzytelnionych odpisów lub na powszechnie uznanych nośnikach danych, w tym jako elektroniczne wersje dokumentów oryginalnych lub dokumenty istniejące wyłącznie w wersji elektronicznej, właściwie zabezpieczonych przed zniszczeniem czy uszkodzeniem. Ustawodawca przewidział możliwość dysponowania jedynie elektronicznymi wersjami dokumentów, ale należy przy tym pamiętać aby dokument elektroniczny spełniał swoją definicję zgodnie z przepisami ujętymi w ustawie o podpisie elektronicznym z dnia 18 września 2001 r. (Dz.U. z 2013 poz. 262). Za niedopuszczalne uznaje się działanie polegające na skanowaniu przez beneficjenta dokumentacji projektowej w celu dalszego przechowywania jej w formie elektronicznej z jednoczesnym niszczeniem oryginałów dokumentacji istniejącej w formie papierowej. Spełnienie definicji piśmiennictwa dokumentu elektronicznego wymaga zweryfikowania go bezpiecznym certyfikatem kwalifikowanym, potocznie zwanym podpisem elektronicznym.

Postępowanie z papierową dokumentacją reguluje rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 ze zm.). Aby dopełnić wszelkich formalności w rozliczaniu się z profitentem nie zapominajmy o przestudiowaniu krajowej legislacji dotyczącej obowiązku archiwizacji. Archiwum prowadzone w tradycyjnej formie wymaga staranności i dbałości w kompletowaniu dokumentacji, a nawet wtedy łatwo o pomyłkę. Naszym zdaniem najlepszym rozwiązaniem w codziennej działalności firmowej jest operowanie na cyfrowych kopiach dokumentów przy jednoczesnym zachowaniu papierowych oryginałów. Dokumentację papierową zalecamy trzymać w bezpiecznym i odizolowanym od osób trzecich miejscu. Wówczas znika problem wypożyczania dokumentacji, zaburzenia chronologii (szczególnie w przypadku dokumentów finansowych) oraz kwestia naruszenia przepisów ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz.U.2014.1182). Za wszystkie wcześniej wymienione nieprawidłowości przewidziane są sankcje, głównie w postaci grzywny.

Źródła: 

https://www.mr.gov.pl/
https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/media/6081/zw_zal_12_wytyczne.pdf