Blog

Skanowanie dokumentów: akta osobowe

utworzone przez | Lut 12, 2016 | Skanowanie dokumentów

Skanowanie dokumentów: akta osoboweW przypadku skanowania dokumentów firmowych często pojawia się pytanie o obowiązek ich archiwizowania, a co za tym idzie o sam sens digitalizowania. Ze względu na zgłaszane wątpliwości, podjęliśmy decyzję o rozpoczęciu cyklu wpisów omawiających aktualny stan prawny w obrocie dokumentów w Polsce. Na początek poruszymy najpopularniejszy problem, czyli cyfryzację akt pracowniczych.

Jak wiemy, każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej i akt osobowych. Obliguje do tego art. 94. pkt 9a) kodeksu pracy. Z kolei szczegółowe wytyczne co do zawartości oraz sposobu prowadzenia akt określa rozdział 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku. (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.). Należy również pamiętać, że przechowywanie akt osobowych jest formą przetwarzania danych osobowych, co reguluje ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.).

Z przytoczonych przepisów wynikają następujące fakty:

  • pracodawca zakłada i prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe,
  • dotyczy wszystkich pracodawców – bez względu na formę organizacyjną i liczbę zatrudnionych pracowników,
  • akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują:
    - w części A dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
    - w części B dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,
    - w części C dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia,
  • dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

Ustawodawca nie określił w jakiej formie akta osobowe mają być prowadzone. Zarówno Główny Inspektorat Pracy, jak i eksperci prawa pracy mówią jednym głosem: nie można prowadzić dokumentacji kadrowej wyłącznie w formie elektronicznej. Wynika to z powyższego rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej, które nie definiuje formy całości teczki pracowniczej, ale nakłada piśmienny obowiązek na niektóre dokumenty związane ze stosunkiem pracy (np. umowa o pracę czy umowa o zakazie konkurencji). W konsekwencji tego przeniesienie takiej dokumentacji do świata wirtualnego nie zwalnia z obowiązku prowadzenia akt osobowych w wersji papierowej.

Zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U nr 130, poz. 1450 ze zm.) forma pisemna dokumentu uważana jest za zachowaną tylko w momencie gdy dokument elektroniczny opatrzony jest bezpiecznym podpisem potwierdzonym kwalifikowanym certyfikatem.  Jest to zdaniem pracodawców istotna bariera w digitalizacji zasobów firmowych i kosztowny wymóg prawny odstający od współczesnej formy obiegu informacji w przedsiębiorstwach.

Pomimo tego wiele firm operuje na zeskanowanej dokumentacji pracowniczej co minimalizuje ryzyko zgubienia, zniszczenia lub uszkodzenia dokumentacji, poprawia bezpieczeństwo obiegu informacji i przyśpiesza pracę działu kadr. Nie bez znaczenia pozostaje również fakt, że na pracodawcy spoczywa obowiązek przechowywania tej dokumentacji przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, a sankcja przewidziana w kodeksie pracy za uchybienia w prowadzeniu akt osobowych sięga od 1 000 zł do 30 000 zł co wynika z art. 281 pkt 6 i 7 K.p.

Jeśli zdecydujemy się na zdigitalizowanie akt osobowych, musimy pamiętać o przepisach zawartych w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Przy zlecaniu skanowania dokumentów osobom zarówno wewnątrz jak i na zewnątrz firmy zobligowani jesteśmy do spełnienia poniższych wymagań:

  • do przetwarzania danych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez administratora danych (art. 37 ustawy o ODO).
  • administrator danych prowadzi ewidencję osób upoważnionych do ich przetwarzania, która powinna zawierać (art. 39 ustawy o ODO):
    1)   imię i nazwisko osoby upoważnionej;
    2)   datę nadania i ustania oraz zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych;
    3)   identyfikator, jeżeli dane są przetwarzane w systemie informatycznym;

     

  • każdy pracownik musi wyrazić zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych zawartych w teczce pracowniczej. (art. 23 ustawy o ODO).

Niestety ustawodawca nie sprecyzował ani formy ani też treści, która miałaby definiować upoważnienie nadane przez administratora danych osobowych (ADO). Przyjęło się, że dokument powinien zawierać:

  • podstawę prawną (art. 37 i 39 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ODO),
  • dane uprawnionego (imię, nazwisko, stanowisko, etc.),
  • cel nadania uprawnień,
  • zakres nadanych uprawnień (czego i kogo dotyczy?),
  • czas obowiązywania upoważnienia,
  • zobowiązanie do zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych,

Przykładowe upoważnienie:
213

Zapisz się do naszego newslettera

eSkaner logo

Strona pokazowa. Usługi zaprezentowane na stronie nie są dostępne. Pracownia digitalizacji eskaner zajmuje się przetwarzaniem wszelkich dokumentów papierowych na ich wersję elektroniczną.

Copyright © eskaner.pl 2018-2019  |  Strona projektu Colorpeak Ltd  |  Mapa strony