W przypadku skanowania dokumentów firmowych często pojawia się pytanie o obowiązek ich archiwizowania, a co za tym idzie o sam sens digitalizowania. Ze względu na zgłaszane wątpliwości, podjęliśmy decyzję o rozpoczęciu cyklu wpisów omawiających aktualny stan prawny w obrocie dokumentów w Polsce. Na początek poruszymy najpopularniejszy problem, czyli cyfryzację akt pracowniczych.

Jak wiemy, każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej i akt osobowych. Obliguje do tego art. 94. pkt 9a) kodeksu pracy. Z kolei szczegółowe wytyczne co do zawartości oraz sposobu prowadzenia akt określa rozdział 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku. (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.). Należy również pamiętać, że przechowywanie akt osobowych jest formą przetwarzania danych osobowych, co reguluje ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.).

Z przytoczonych przepisów wynikają następujące fakty:

• pracodawca zakłada i prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe,
• dotyczy wszystkich pracodawców – bez względu na formę organizacyjną i liczbę zatrudnionych pracowników,
• akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują:

  - w części A dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,

  - w części B dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,

  - w części C dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia,

• dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

Ustawodawca nie określił w jakiej formie akta osobowe mają być prowadzone. Zarówno Główny Inspektorat Pracy, jak i eksperci prawa pracy mówią jednym głosem: nie można prowadzić dokumentacji kadrowej wyłącznie w formie elektronicznej. Wynika to z powyższego rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej, które nie definiuje formy całości teczki pracowniczej, ale nakłada piśmienny obowiązek na niektóre dokumenty związane ze stosunkiem pracy (np. umowa o pracę czy umowa o zakazie konkurencji). W konsekwencji tego przeniesienie takiej dokumentacji do świata wirtualnego nie zwalnia z obowiązku prowadzenia akt osobowych w wersji papierowej.

Zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U nr 130, poz. 1450 ze zm.) forma pisemna dokumentu uważana jest za zachowaną tylko w momencie gdy dokument elektroniczny opatrzony jest bezpiecznym podpisem potwierdzonym kwalifikowanym certyfikatem.  Jest to zdaniem pracodawców istotna bariera w digitalizacji zasobów firmowych i kosztowny wymóg prawny odstający od współczesnej formy obiegu informacji w przedsiębiorstwach.

Pomimo tego wiele firm operuje na zeskanowanej dokumentacji pracowniczej co minimalizuje ryzyko zgubienia, zniszczenia lub uszkodzenia dokumentacji, poprawia bezpieczeństwo obiegu informacji i przyśpiesza pracę działu kadr. Nie bez znaczenia pozostaje również fakt, że na pracodawcy spoczywa obowiązek przechowywania tej dokumentacji przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, a sankcja przewidziana w kodeksie pracy za uchybienia w prowadzeniu akt osobowych sięga od 1 000 zł do 30 000 zł co wynika z art. 281 pkt 6 i 7 K.p.

Jeśli zdecydujemy się na zdigitalizowanie akt osobowych, musimy pamiętać o przepisach zawartych w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Przy zlecaniu skanowania dokumentów osobom zarówno wewnątrz jak i na zewnątrz firmy zobligowani jesteśmy do spełnienia poniższych wymagań:

• do przetwarzania danych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez administratora danych (art. 37 ustawy o ODO).
• administrator danych prowadzi ewidencję osób upoważnionych do ich przetwarzania, która powinna zawierać (art. 39 ustawy o ODO):

  1)   imię i nazwisko osoby upoważnionej;

  2)   datę nadania i ustania oraz zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych;

  3)   identyfikator, jeżeli dane są przetwarzane w systemie informatycznym;

   

• każdy pracownik musi wyrazić zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych zawartych w teczce pracowniczej. (art. 23 ustawy o ODO).

Niestety ustawodawca nie sprecyzował ani formy ani też treści, która miałaby definiować upoważnienie nadane przez administratora danych osobowych (ADO). Przyjęło się, że dokument powinien zawierać:

• podstawę prawną (art. 37 i 39 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ODO),
• dane uprawnionego (imię, nazwisko, stanowisko, etc.),
• cel nadania uprawnień,
• zakres nadanych uprawnień (czego i kogo dotyczy?),
• czas obowiązywania upoważnienia,
• zobowiązanie do zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych,

Przykładowe upoważnienie: